Digitaliza UdeC todos sus expedientes escolares para una gestión más eficiente

“Me queda muy claro que esto no sería posible, como muchas otras cosas en la Universidad, si no lo hacemos en equipo; solo así podremos sumar cambios que sean para mejora de nuestra institución”: Christian Torres Ortiz.

La Universidad de Colima avanza hacia una gestión más eficiente y sostenible, al implementar un nuevo sistema de expedientes escolares digitales. Este martes, en un evento encabezado por el rector Christian Jorge Torres Ortiz Zermeño, se presentó esta innovadora y útil herramienta que permitirá agilizar los trámites y reducir el impacto ambiental.

El nuevo sistema, que contiene toda la información académica de los estudiantes de manera digital, beneficiará a alumnos, docentes y personal administrativo. Al digitalizar los expedientes, la Universidad de Colima se suma a la tendencia mundial de instituciones educativas que buscan optimizar sus procesos y ofrecer mejores servicios a su comunidad.

En la presentación, realizada en el auditorio de Enfermería y transmitida vía internet a los demás campus, asistieron directivas y directivos de los planteles y administradores escolares de la casa de estudios.

“Con este sistema, no sólo mejoramos la eficiencia, sino que también contribuimos a la preservación del medio ambiente al reducir el consumo de papel”, comentó el rector en su intervención. Al reducir los costos de papelería, agregó, “podemos destinar el recurso a mejorar la calidad educativa y minimizaremos el impacto ambiental, contribuyendo así a la preservación de nuestros recursos naturales”.

“Me queda muy claro -resaltó- que esto no sería posible, como muchas otras cosas en la Universidad, si no lo hacemos en equipo; solo así podremos sumar cambios que sean para mejora de nuestra institución”.

Agradeció y felicitó a todos y cada uno de quienes hicieron posible el expediente escolar digital único, especialmente al Ing. Rafael Valadez Meneses. “Es a través de los expedientes de alumnos y trabajadores -concluyó el rector-, que se cuenta la historia de nuestra institución; estamos conscientes de que en nuestra Universidad debemos cambiar muchas cosas y lo estamos haciendo, siempre con la premisa de cambiar para mejorar”.

Erika Mercedes Ulibarri Ireta, coordinadora general Administrativa y Financiera, señaló que este nuevo sistema es una herramienta innovadora que transformará la gestión de la información escolar en la Universidad. “Fue desarrollado con el objetivo central de colocar al alumno en el corazón de todos nuestros procesos; al digitalizar los expedientes escolares, no solo mejoramos la eficiencia y precisión en la gestión de datos, sino que también creamos un entorno más accesible y centrado en los procesos escolares”.

Explicó, para terminar, que “con esta nueva plataforma será posible acceder a la información de manera segura y rápida, facilitando la interacción; además, permitirá a nuestros docentes y personal administrativo disponer de información actualizada, mejorando así nuestra capacidad de respuesta y atención a las necesidades educativas”.

Por su parte, Hugo Alfonso Barreto Solís, director general de Administración Escolar, dijo que a partir del año 1959, la UdeC comenzó con el resguardo de expedientes escolares. “Todos los expedientes integrados por cada plantel, son resguardados en cada una de las cinco delegaciones. En este momento contamos con más de 360 mil expedientes físicos, que se tienen debidamente resguardados, tanto en los planteles como en las cinco Delegaciones de nuestra Universidad”.

“Es la vida de la Universidad resguardada en memoria”, aseguró.

Explicó que actualmente todos los documentos recibidos en original por la UdeC “son digitalizados y devueltos al estudiante; con ello se puede dar seguimiento a la trayectoria del estudiante solo ingresando su número de cuenta en la plataforma”.

Por último, espera que, para este año, el cien por ciento de los planteles de las cinco delegaciones y el cien por ciento de la matrícula institucional pase a expediente digital. El año pasado, informó, realizaron una prueba piloto, que resultó exitosa, con el nuevo sistema digital. Lo aplicaron en diez planteles de los cinco campus universitarios.

Carolina Conchas Mejía, directora de Administración Escolar Universitaria y César Alejandro Meza Romero, director del Bachillerato 4, compartieron su experiencia con el nuevo sistema, destacando que “el mecanismo de consulta es muy eficiente, nos permite, solo con el número de cuenta del estudiante, acceder a toda su información”.

El nuevo expediente escolar digital único, coincidieron, es útil porque les ahorra tiempo, papelería y espacios físicos. “Gracias al trabajo de toda la Dirección General de Administración Escolar es que podemos volver más eficiente este trabajo”.

Al principio del evento se proyectó un video explicativo sobre el nuevo sistema elaborado por Televisión Universitaria, y Hugo Barreto mostró tres expedientes, uno de ellos el más antiguo, otro de una mujer, y uno más del propio rector Christian Torres Ortiz. También estuvo en el presídium Joel Nino Jr., secretario general.

Editado por Jairo Díaz, con información de la Coordinación General de Comunicación Social Dirección General de Prensa